Le présent avis vous indique à quoi vous attendre lorsque nous recueillons des informations personnelles. Rayden Solicitors respectera votre vie privée et prendra soins de vos données à caractère personnel.
Le présent avis contient les informations suivantes :
1. Qui nous sommes et les règlements que nous appliquons
2. Que sont les données à caractère personnel et les données de catégorie spéciale ?
3. Raisons pour lesquelles nous recueillons vos informations personnelles
4. De quelle manière vos données sont collectées
5. De quelle manière nous utilisons vos informations
6. Durée pendant laquelle nous conservons vos informations
7. De quelle manière nous assurons la sécurité des informations
8. Quels sont vos droits
9. De quelle manière nous fournissons les informations recueillies
10.Vos droits concernant toutes les informations que nous détenons à votre sujet
11. Partage d’informations avec des tiers
12.Informations recueillies auprès de tiers
1. Qui nous sommes et les règlements que nous appliquons
Raydens Limited (ici Rayden Solicitors) est le « responsable du traitement » des informations personnelles que nous détenons en accord avec le règlement général sur la protection des données tel qu’appliqué au Royaume-Uni (RGPD RU) et la loi de 2018 sur la protection des données (Data protection Act 2018), qui complète le RGPD RU et étend son application au Royaume-Uni.
La période de transition du Brexit s’est terminée le 31 décembre 2020. Les données que nous avons recueillies avant la fin 2020 concernant des personnes situées en dehors du Royaume-Uni (UE/EEE) à la fin 2020 seront soumises au RGPD de l’UE tel qu’il était au 31 décembre 2020 (désigné « RGPD gelé »). Dans le cadre du nouvel accord commercial, le 28 juin 2021, l’UE a convenu d’une décision d’adéquation pour le Royaume-Uni. L’octroi d’une décision d’adéquation signifie que les données à caractère personnel des personnes concernées provenant de l’UE/EEE peuvent désormais être transférées de l’UE/EEE vers le Royaume-Uni sans qu’aucune autre mesure ne soit en place, telle que les clauses contractuelles types (CCT) ou les règles d’entreprise contraignantes (BCR). La Commission européenne réexaminera cette décision d’adéquation dans 4 ans.
2. Que sont les données à caractère personnel et les données de catégorie spéciale ?
Dans le RGPD RU, les données à caractère personnel désignent toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Elles peuvent inclure des données évidentes comme votre nom, mais aussi des numéros d’identification, des identifiants en ligne et/ou un ou plusieurs facteurs spécifiques à un aspect physique, physiologique, génétique, mental ou économique, ou à l’identité culturelle ou sociale de la personne en question.
Les données appartenant à des catégories spéciales comprennent des données révélant la race ou l’origine ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne.
3. Raisons pour lesquelles nous recueillons vos informations personnelles
Le présent contrat s’applique aux informations que nous recueillons concernant :
- Les visiteurs de notre site web
- Les employés
- Les fournisseurs de services
- Les candidats à des postes chez Rayden Solicitors
- Les clients
- Les personnes effectuant des demandes de renseignements
- D’autres individus en lien avec notre activité
Quel type d’informations pouvons-nous recueillir ?
- Les données à caractère personnel normales, dont vos nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, adresse e-mail, des informations géographiques/de géolocalisation, vos coordonnées bancaires, des informations relatives à l’emploi, le numéro de sécurité sociale, les diplômes détenus ;
- Données financières personnelles ;
- Identité personnelle – nous conservons les copies des passeports ou des pièces d’identité pour vérifier votre identité ;
- Catégories spéciales de données à caractère personnel – par exemple, nous pouvons traiter des données concernant votre santé si vous nous les fournissez ;
- Des images ou des photos issues de CCTV filmées lors de nos réunions ou événements ;
- Des enregistrements d’appels.
En tant que cabinet juridique, la majorité des données à caractère personnel que nous traitons sont des données relatives à nos fonctions, pouvoirs et devoirs contractuels.
Ces données peuvent également être traitées parce qu’elles sont nécessaires à la poursuite de nos intérêts légitimes et/ou des intérêts légitimes d’autrui.
Nous pouvons parfois traiter des données pour nous conformer à des obligations légales, en particulier dans le cadre d’une procédure judiciaire et/ou pour accéder aux demandes des organismes d’application de la loi, par exemple ; bien qu’en général, même dans ces cas, nos réglementations seront également engagées.
Le consentement ne constitue généralement pas une base pour le traitement des données à caractère personnel. Dans les circonstances limitées où nous pouvons nous appuyer sur le consentement, nous l’obtiendrons spécifiquement lors du recueil des données.
Il nous est également possible d’utiliser des données pour améliorer la qualité de nos services. Dans ce cas, nous le faisons en vue d’améliorer nos méthodes de travail, si cela s’avère dans notre intérêt et dans celui des personnes avec lesquelles nous traitons. Par exemple, il nous est possible de surveiller et/ou enregistrer les appels afin d’en vérifier la qualité et l’exactitude.
Recherche des contacts – Covid 19 (Service NHS Test and Trace en Angleterre)
Comme vous en êtes informé(e), le gouvernement estime que la participation au programme de recherche des contacts Covid-19 constitue une partie importante des mesures visant à freiner la propagation de la pandémie de Covid-19 au Royaume-Uni.
Dans certaines situations, il peut nous être demandé de fournir au service NHS Test and Trace votre nom, votre numéro de téléphone, la date de votre visite, votre heure d’arrivée et, si possible, votre heure de départ ainsi que toute information pertinente et relative à des contacts entre vous et tout membre de notre personnel, ou encore les visiteurs de nos locaux, afin de favoriser la recherche d’éventuelscontacts. Nous recueillerons et traiterons ces données sur la base légale de l’intérêt légitime. Dans ce cas, le recueil des données clients est destiné à un programme de recherche de contacts (à savoir le service NHS Test and Trace en Angleterre). Aux fins dudit service NHS Test and Trace en Angleterre, nous sommes tenus de conserver les données à caractère personnel susmentionnées pendant 21 jours. Les dossiers qui sont constitués et conservés également à d’autres fins commerciales ne seront toutefois pas éliminés après la période de 21 jours et seront conservés conformément aux politiques de conservation habituelles de notre entreprise – voir la section 6 ci-dessous à ce sujet.
Plate-forme logicielle Family Law Partners (UK) Limited/Family Law Lab-Engage Pilot
Family Law Lab est une plate-forme logicielle gérée par Family Law Partners (UK) Limited. Celle-ci a été intégrée par certains cabinets d’avocats en vue de faciliter les services destinés aux visiteurs de cabinets juridiques. Rayden Solicitors participe au volet Engage Pilot de la plate-forme Family Law Lab.
La plate-forme Family Law Lab et Engage Pilot permettent aux visiteurs de fournir certaines données à caractère personnel afin d’obtenir des conseils et des avis juridiques. Exemples de données à caractère personnel pouvant être demandées : Données générales qui identifient les personnes telles que le nom, l’âge, l’adresse, les enfants et les informations financières. Des données de catégorie spéciale pouvant porter sur la santé générale peuvent également être demandées, mais celles-ci sont facultatives.
Vous devrez consentir à l’utilisation de Family Law Lab afin de partager les données à caractère personnel avec Rayden Solicitors, dans le but d’obtenir des conseils et des avis juridiques. Si le consentement nécessaire est obtenu par Family Law Lab, nous traitons vos données à caractère personnel comme suit :
En ce qui concerne les données générales : « l’intérêt légitime » constitue la base légale d’un tel traitement.
En ce qui concerne les données de catégorie spéciale : le traitement a lieu en fonction de sa nécessité pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en cas de plaintes ou de recours juridiques en votre nom.
Legl – notre partenaire de lutte contre le blanchiment d’argent pour l’identification et la vérification des clients
Nous utilisons les services de Legl, notre partenaire de lutte contre le blanchiment d’argent, afin d’effectuer une vérification d’identité numérique sécurisée, permettre des paiements en ligne et partager des documents clés dans le cadre de notre processus d’intégration client, conformément aux réglementations SRA (autorité de réglementation des avocats en Angleterre et au Pays de Galles) et à nos obligations professionnelles en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.
Toutes les informations fournies sont traitées en toute sécurité par Legl en utilisant les normes de sécurité les plus élevées pour crypter vos informations et protéger vos données à caractère personnel. Vous recevrez un lien à votre adresse e-mail pour lancer votre intégration en tant que client, et vous serez redirigé vers le portail sécurisé de Legl où la vérification aura lieu.
Notre devoir de conformité à nos « obligations légales » constitue la base légale que nous utiliserons pour le traitement de vos données à caractère personnel à cette fin d’identification et de vérification.
Si vous ne fournissez pas de données à caractère personnel
Si nous avons besoin de recueillir des données à caractère personnel en vertu de la loi ou des modalités d’un contrat que nous avons conclu avec vous et que vous ne fournissez pas ces données sur demande, nous pourrions ne pas être en mesure de respecter le contrat que nous avons conclu ou que nous essayons de conclure avec vous (par exemple, pour vous fournir des biens ou des services). Le fait que vous choisissez de ne pas nous autoriser à vous inclure à notre liste d’envoi, n’aura toutefois aucun effet sur aucun contrat légal entre nous.
4. De quelle manière vos données sont collectées
Nous utilisons différentes méthodes pour recueillir des données vous concernant. Nous le faisons notamment :
Directement
Vous pouvez révéler votre identité et vos coordonnées en remplissant des formulaires ou en correspondant par courrier, téléphone, e-mail ou encore d’une autre manière avec nous. Cela inclut les données à caractère personnel que vous fournissez lorsque :
- Vous faites une demande de renseignements sur nos services ou nous donnez des instructions ;
- Vous nous faites part de vos commentaires ;
Par des technologies ou interactions automatisées.
Lorsque vous interagissez avec notre site Web, nous pouvons automatiquement recueillir des données techniques sur votre équipement, votre navigation et vos tendances. Nous recueillons ces données à caractère personnel à l’aide de cookies et d’autres technologies similaires. Nous pouvons également recevoir des données techniques vous concernant si vous visitez d’autres sites Web utilisant nos cookies. Veuillez consulter notre politique relative aux cookies pour plus de détails.
Par des tiers ou sources accessibles au public.
Nous pouvons recevoir des données à caractère personnel vous concernant, par exemple l’adresse IP de l’ordinateur, de divers tiers et sources publiques, comme indiqué ci-dessous :
- Données techniques des parties suivantes : fournisseurs d’analyses, tels que Google, basés en dehors de l’UE ;
- Données de contact, finances et transactions des fournisseurs de services techniques, de paiement et de livraison.
- Données d’identité et de contact provenant de sources accessibles au public, telles que le registre du commerce et les listes électorales à l’intérieur de l’UE.
- Références et opposants.
- Demandes de renseignements faites par voie électronique ou par téléphone
La nature de notre travail signifie que nous traitons des informations personnelles sur des tiers qui sont, d’une certaine manière, liés au travail que nous effectuons. Cette catégorie est vaste et des exemples incluent des experts, y compris, mais sans s’y limiter, des avocats, des conseillers en retraite, des courtiers en hypothèques, des détectives privés, des experts médicaux, conseillers, médiateurs et agents immobiliers.
Certaines données sont recueillies lors d’une inscription afin de recevoir des informations marketing ou participer à des événements.
5. De quelle manière nous utilisons vos informations
Nous n’utiliserons uniquement vos données à caractère personnel que lorsque la loi nous le permet. Le plus souvent, nous utiliserons vos données à caractère personnel dans les circonstances suivantes :
- Lorsque il est nécessaire de respecter les dispositions du contrat que nous sommes sur le point de conclure ou que nous avons conclu avec vous.
- Lorsque cela s’avère nécessaire dans le cadre de nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers), sachant que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.
- Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale ou réglementaire.
- À des fins de marketing
En règle générale, nous ne nous appuyons pas sur le consentement comme base légale pour le traitement de vos données à caractère personnel, sauf en ce qui concerne l’envoi de communications marketing directes à vous par e-mail ou par courrier. Vous avez le droit de retirer votre consentement au marketing à tout moment en nous contactant à ln@raydensolicitors.co.uk.
Nous avons la possibilité d’utiliser vos données d’identité, vos coordonnées, vos données techniques, d’utilisation et de profil pour obtenir un aperçu vous pourriez souhaiter selon nous, ou dont vous pourriez avoir besoin, ou ce qui pourrait éventuellement vous intéresser.
Vous recevrez des communications marketing de notre part si vous nous avez demandé des informations si vous nous avez acheté des services ou si vous nous avez fourni vos coordonnées lorsque vous avez participé à un concours et, dans chaque cas, si vous n’avez pas choisi de ne pas recevoir ce contenu marketing.
6. Durée pendant laquelle nous conservons ces informations
Nous conservons vos données à caractère personnel uniquement tant que nous en avons besoin aux fins pour lesquelles nous les avons collectées. Lorsqu’une affaire judiciaire est conclue, nous conservons votre dossier de documents pendant une période pouvant aller jusqu’à 7 ans à compter de la date de clôture officielle du dossier. Si nous n’estimons pas que vos documents soient nécessaires à plus long terme, nous nous efforcerons de détruire tous les papiers et données que nous détenons à votre sujet à l’expiration de la période de 7 ans, à moins qu’une obligation réglementaire ou légale de détruire/supprimer ces documents/données avant cette période ne nous soit imposée. En raison des contraintes actuelles du système de gestion des affaires, toutes les informations numériques seront conservées en toute sécurité dans notre système de gestion des affaires et, si possible, seront anonymisées/modifiées.
Lorsque nous recevons des demandes d’emploi contenant des données à caractère personnel, nous créons ou mettons à jour les données que nous détenons sur la personne en question dans nos systèmes et nos fichiers. Nous utilisons les informations personnelles pour traiter la demande et prendre une décision à son sujet. Nous conservons ces informations pendant une période d’un an, durée après laquelle elles seront détruites.
Si vous avez choisi de recevoir nos communications marketing, nous vous demanderons un nouvel accord tous les 2 ans à compter de la date de votre consentement initial. Vous pouvez vous désabonner de ces envois à tout moment pendant cette période.
Les informations sur les formulaires en ligne, l’utilisation de notre site Web et l’utilisation des cookies sont disponibles dans la section sur les visiteurs de notre site Web.
7. De quelle manière nous assurons la sécurité des informations
Nous sommes dans l’obligation générale de préserver la confidentialité des données et informations personnelles. Lorsque nous partageons des informations, nous prenons toutes les mesures raisonnables en vue de les protéger, les utiliser équitablement et garantir la mise en place de mesures de protection des données. Nous utilisons des portails sécurisés et des outils de chiffrement lorsque cela est nécessaire pour garantir la protection des données en transit.
Cookies
Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies du navigateur en tout ou en partie, ou pour vous avertir lorsque des sites Web définissent ou accèdent à des cookies. Veuillez cependant noter que certaines parties de ce site Web pourraient être inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement si vous désactivez ou refusez l’usage des cookies. Pour plus d’informations concernant les cookies que nous utilisons, veuillez consulter notre politique relative aux cookies ci-dessous.
Rayden Solicitors utilise des technologies afin de recueillir des informations concernant votre utilisation du site Web et pour vous distinguer des autres utilisateurs afin d’améliorer votre expérience lorsque vous consultez notre site.
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Notez qu’en supprimant ou en bloquant les cookies, le site Web peut ne pas fonctionner correctement et vous pourriez ne plus pouvoir accéder à certaines pages.
8. Vos droits
En fonction des informations que nous détenons à votre sujet et de la raison pour laquelle nous les détenons, vous disposez des droits énoncés ci-dessous. En cas de préoccupations à ce sujet, vous pouvez envoyer un e-mail à notre responsable de la protection des données, Loschinee Reddy, à l’adresse lr@raydensolicitors.co.uk.
Le droit de rectification
Vous avez le droit de faire modifier vos dossiers si les données à caractère personnel que nous détenons sont inexactes ou incomplètes.
Le droit de suppression
Vous avez le droit de demander la suppression de vos données dans certaines circonstances, c’est-à-dire lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ; dans les (rares) occasions où le consentement est invoqué comme base légale pour le traitement, s’il est retiré et qu’il n’existe aucune autre base légale justifiant que nous en poursuivions le traitement ; si vous vous opposez au traitement (voir ci-dessous) et qu’il n’existe aucun motif légitime impérieux de le continuer ; lorsque les données ont été traitées illégalement, ou lorsqu’elles doivent être effacées pour se conformer à une obligation légale.
Le droit d’accès
Vous avez le droit d’obtenir une copie des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, et d’être informé(e) sur les raisons pour lesquelles nous les détenons, avec qui les données seront partagées ainsi que les détails de la période pendant laquelle les données seront conservées.
Dans la plupart des cas, nous vous fournirons les renseignements auxquels vous avez droit dans un délai d’un mois à compter de la réception d’une demande valide. Les demandes complexes ou nombreuses peuvent toutefois nécessiter jusqu’à trois mois de traitement.
Les demandes considérées comme manifestement infondées ou excessives seront refusées.
Le droit de limiter le traitement
Vous avez le droit de limiter la façon dont nous utilisons vos données à caractère personnel si vous vous inquiétez de l’exactitude des données ou de leur utilisation. Il vous est également possible de nous empêcher de supprimer vos données.
Pour exercer votre droit de limitation du traitement, vous devez en faire la demande directement à notre responsable de la protection des données, Loschinee Reddy, en précisant les données dont vous souhaitez limiter le traitement et vos raisons.
Le droit de s’opposer au traitement
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances. Si le cabinet accepte votre objection, nous devons cesser d’utiliser vos données à cette fin, à moins qu’il ne puisse fournir des raisons légitimes justifiant de continuer à utiliser vos données malgré vos objections.
Vous disposez d’un droit absolu de vous opposer à l’utilisation de vos données par le cabinet à des fins de marketing direct et, si vous vous y opposez, le cabinet est tenu de cesser d’utiliser vos données à cette fin.
Le droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de nous demander de transférer les informations que vous nous avez fournies d’une organisation à une autre ou de vous les renvoyer.
Ce droit ne sera applicable que si nous traitons des informations sur la base de votre consentement ou sous contrat et que leur traitement est automatisé.
Le droit de ne pas être soumis à la prise de décision fondée sur le traitement automatisé
Vous avez le droit de ne pas être soumis à une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, c’est-à-dire des décisions prises entièrement par des moyens technologiques, sans intervention humaine.
Ce droit inclut le profilage, par exemple toute forme de traitement automatisé dans le but de vous évaluer en tant qu’individu.
Nous confirmons que nous ne prenons pas de décisions basées sur un traitement automatisé, toutes les décisions étant prises par des individus ou des personnes au sein du cabinet.
Vos droits concernant le dépôt de plainte auprès d’une autorité de surveillance
L’autorité de surveillance concernée est le Bureau du Commissaire à l’information (Information Commissioner’s Office ou ICO) dont les coordonnées sont les suivantes :
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Ligne d’assistance : 0303 123 1113 (tarif local) ou 01625 545 745 si vous préférez utiliser un numéro au tarif national. Si vous appelez de l’extérieur du Royaume-Uni, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser le numéro 03 ci-dessus. Veuillez donc appeler le +44 1625 545 700.
Fax : 01625 524 510
Site Web : https://ico.org.uk/global/contact-us/
E-mail : icocasework@ico.org.uk
Horaires d’ouverture : nous sommes normalement ouverts du lundi au vendredi de 9h à 17h, heure du Royaume-Uni.
9. De quelle manière nous vous fournissons des informations
Nous envoyons habituellement une copie papier par courrier spécial à votre adresse de résidence ou par e-mail. Nous pouvons prendre d’autres dispositions dans certains cas.
10. Vos droits à accéder à toutes les informations que nous détenons à votre sujet
Il est possible que vous n’ayez pas le droit d’accéder à toutes les informations détenues à votre sujet si une exemption s’applique. Exemples d’exemptions :
- Informations concernant une autre personne
- Informations soumises à un privilège juridique
Dans un tel cas, nous vous expliquerons quelle exemption s’applique et vous indiquerons si nous avons retiré des informations de la copie que nous vous envoyons.
11. Partage d’informations et tiers
Nous utilisons des fournisseurs basés sur le cloud qui opèrent au sein de l’UE dans le cadre d’accords de protection des données et de contrôles de sécurité adaptés, conformément aux exigences du RGPD RU.
Nous conservons également des documents papier avec la société Oasis basée au Royaume-Uni, qui fournit des services d’archivage à Rayden Solicitors. Nous avons mis en place un accord de traitement des données avec Oasis afin de nous assurer que les dispositions de sécurité et que la base et des exigences de traitement d’Oasis soient en accord avec les nôtres.
Nous partageons également des données avec des organisations qui exercent des fonctions de vérification et d’assurance pour nous et pour les prestataires de services consultatifs professionnels. Cela inclut les conseillers juridiques, médicaux et autres conseillers professionnels avec lesquels nous avons conclu des arrangements pour assurer leur conformité à nos exigences.
12. Informations recueillies auprès de tiers
Comme expliqué plus particulièrement ci-après, nous obtenons également des données auprès de tiers. Lorsque le cas se présente, nous le faisons en général dans l’exercice de nos fonctions et pouvoirs et dans le cadre de nos devoirs réglementaires, notamment :
- Plaignants, autres organismes de réglementation, organismes d’application de la loi et témoins.
Modifications du présent avis
Nous révisons régulièrement le présent avis.
Dernière mise à jour : juillet 2021.
